Privacy Notice

English | Bahasa Malaysia

Personal Data Protection Notice (English)

IVPS Property Consultant Sdn Bhd & IVPS Real Estate Sdn Bhd
Effective Date: 11 November 2026

1. Introduction

IVPS Property Consultant Sdn Bhd and IVPS Real Estate Sdn Bhd (collectively referred to as “IVPS”, “we”, “us” or “our”) are committed to respecting the privacy and protecting the personal data of our clients, business partners, website visitors and other individuals with whom we deal.

This Personal Data Protection Notice (“Notice”) explains how we collect, use, process, disclose, retain and protect personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (Act 709), as amended (“PDPA”), and other applicable requirements.

This Notice applies to our valuation, real estate agency, property consultancy and related business activities, including interactions through our website, email, telephone and other communication channels.

This Notice is available in English and Bahasa Malaysia. If there is any inconsistency between the two versions, the English version prevails.

2. Our Companies

This Notice is issued by the following companies (principal activities shown):

• IVPS Property Consultant Sdn Bhd, Registration No. 200801021388 (822703-M): property valuation, valuation advisory, research and property consultancy
• IVPS Real Estate Sdn Bhd, Registration No. 201401007653 (1083731-P): real estate agency, property sales, leasing and related transaction services

Business contact address: Unit 304A, Level 3A, Uptown 1, No. 1, Jalan SS21/58, Damansara Uptown, 47400 Petaling Jaya, Selangor, Malaysia.

Each company is responsible for personal data it controls in connection with its respective activities. Where personal data is shared between the two companies for legitimate business purposes, such sharing will be subject to applicable data protection requirements.

3. Personal Data We May Collect

Depending on the nature of our dealings with you, we may collect and process the following categories of personal data:

• Personal and contact information: name, identity card or passport details where required, telephone number, email address, mailing address, company details and designation.
• Property-related information: property addresses, ownership particulars, land titles, title searches, sale and purchase agreements, tenancy agreements, building plans, assessment and quit rent records, and related property documentation.
• Transaction and financial information: information relevant to property valuation, financing, property transactions, rental arrangements, billing and payments, where necessary for the services provided.
• Business and communication records: enquiries, instructions, correspondence, appointment details, service records and other information provided during our business relationship.
• Website and technical information: information submitted through our website forms and, where applicable, technical information such as IP addresses, browser details, website usage information and cookies.

We may also receive personal data relating to property owners, co-owners, tenants, purchasers, beneficiaries, company representatives and other individuals involved in a valuation assignment or property transaction.

We seek to collect only personal data reasonably necessary for the relevant purposes.

4. Sources of Personal Data

We may obtain personal data from:

• You directly, including through our website, email, telephone, meetings or correspondence.
• Your authorised representatives, employers or business associates.
• Banks, financial institutions and other parties instructing or referring assignments to us.
• Land offices, local authorities, public registers and other lawful information sources.
• Property owners, purchasers, vendors, tenants, developers, property managers and parties involved in relevant transactions.
• Service providers and other sources where collection is permitted by applicable law.

Where you provide personal data relating to another individual, you should ensure that you are authorised to provide such information and, where appropriate, that the individual is informed of the disclosure.

5. Purposes of Processing Personal Data

We may collect and process personal data for the following purposes:

1. Responding to enquiries, requests for information and applications for our services.
2. Preparing quotations, fee proposals, engagement documents and service agreements.
3. Providing property valuation, real estate agency, advisory, consultancy and related professional services.
4. Conducting property inspections, title searches, ownership verification, market research and other investigations relevant to an assignment.
5. Preparing valuation reports, property transaction documents and other professional deliverables.
6. Communicating with clients, banks, financial institutions, professional advisers and other authorised parties.
7. Administering property transactions, client accounts, payments, invoicing and business records.
8. Managing client relationships and responding to complaints or service-related matters.
9. Sending market updates, publications or other information requested by you, and conducting direct marketing where permitted by law.
10. Maintaining, administering, securing and improving our website, systems and business operations.
11. Complying with applicable laws, regulatory requirements, professional obligations, lawful requests and legal proceedings.
12. Establishing, exercising or defending legal rights, where permitted by applicable law.

We will not use personal data for materially unrelated purposes without the necessary authority or consent, where required.

6. Provision of Personal Data

Certain personal data may be necessary for us to respond to enquiries, accept instructions, perform professional services, verify ownership or comply with applicable legal and professional requirements.

Where the provision of personal data is required, failure to provide sufficient information may prevent us from responding to your request or completing the relevant services. Other information may be provided voluntarily. You may contact us if you are uncertain whether particular information is necessary.

Please do not send identity card copies or full documents through our website forms. Once an engagement is confirmed, we will tell you how to send them to us securely.

7. Disclosure of Personal Data

Where necessary and permitted by law, personal data may be disclosed to the following categories of recipients:

• The two IVPS companies named in Section 2, their branches and authorised personnel.
• Banks and financial institutions involved in relevant valuation or financing instructions.
• Clients, principals and parties authorised to receive valuation reports or other professional deliverables.
• Lawyers, auditors, accountants, insurers and other professional advisers.
• Property owners, purchasers, vendors, tenants, developers and other relevant parties in connection with authorised property transactions.
• IT providers, website administrators, cloud service providers, document storage providers, providers of software and technology tools, including cloud-based tools, used to prepare or check our work, and other service providers supporting our operations.
• Government departments, courts, regulatory bodies, the Board of Valuers, Appraisers, Estate Agents and Property Managers, and other authorities where disclosure is required or permitted by law.

We will seek to limit disclosure to information reasonably necessary for the relevant purpose and apply appropriate safeguards where required. We do not sell personal data to third parties.

8. Transfers of Personal Data Outside Malaysia

In the course of providing our services or using relevant technology and business systems, personal data may be stored, accessed or processed outside Malaysia, for example through cloud-based email and document storage services.

Where cross-border transfers occur, we will take reasonable steps to ensure that they are carried out in accordance with the PDPA, including the applicable requirements for overseas transfers and relevant data protection safeguards.

9. Protection of Personal Data

We recognise the importance of protecting personal data, particularly information contained in property ownership documents, valuation files, financial records and transaction-related documents.

We take reasonable practical steps appropriate to the nature of the information and our operations to protect personal data against loss, misuse, unauthorised or accidental access, disclosure, alteration or destruction.

Where a personal data breach occurs, we will assess the circumstances and make notifications to the Personal Data Protection Commissioner and affected individuals where required under the PDPA and applicable regulatory guidelines.

10. Retention of Personal Data

We retain personal data only for as long as reasonably necessary to fulfil the purposes for which it was collected, or to comply with applicable legal, regulatory, contractual and professional record-keeping requirements. Retention periods may vary depending on the nature of the information, the relevant assignment and applicable obligations.

When personal data is no longer required, we will take reasonable steps to securely delete, destroy or anonymise it, subject to any applicable retention obligations.

11. Your Rights and Choices

Subject to the PDPA and any applicable limitations or exceptions, you may:

• Request access to personal data held by us concerning you, subject to applicable procedures, statutory timeframes and any fees permitted by law.
• Request correction of personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or outdated.
• Withdraw consent previously given for the processing of personal data, subject to applicable law and any resulting implications for services.
• Limit certain processing: request that we cease or limit processing of personal data for specified purposes, including direct marketing, as permitted under the PDPA.
• Request data portability: request the transmission of your personal data to another data controller, subject to the applicable legal requirements, technical feasibility and compatibility of data formats.

To exercise these rights, please contact us using the details provided in Section 13. We may request reasonable information to verify your identity before processing a request.

12. Cookies and Website Information

Our website currently uses only the cookies and related technologies needed for it to work and to maintain security. If we add analytics or similar tools to understand website usage, we will update this Notice and seek consent where required.

You may manage or disable cookies through your browser settings, although doing so may affect certain website functions.

13. Contact for Personal Data Enquiries

For enquiries, requests, corrections, complaints or other matters relating to personal data, please contact:

Personal Data Protection Enquiries
IVPS Property Consultant Sdn Bhd / IVPS Real Estate Sdn Bhd
Unit 304A, Level 3A, Uptown 1, No. 1, Jalan SS21/58, Damansara Uptown, 47400 Petaling Jaya, Selangor, Malaysia.
Email: info@ivpsmalaysia.com
Telephone: +603-7728 4117

Please provide sufficient details of your request so that we can identify the relevant information and respond appropriately.

14. Changes to This Notice

We may update this Notice from time to time to reflect changes in our business practices, legal requirements or regulatory guidance. The latest version will be made available through our website, together with the relevant effective or update date.

Version 1.0. Last Updated: 11 November 2026

Notis Perlindungan Data Peribadi (Bahasa Malaysia)

IVPS Property Consultant Sdn Bhd & IVPS Real Estate Sdn Bhd
Tarikh Kuat Kuasa: 11 November 2026

1. Pengenalan

IVPS Property Consultant Sdn Bhd dan IVPS Real Estate Sdn Bhd (secara kolektif dirujuk sebagai “IVPS” atau “kami”) komited untuk menghormati privasi dan melindungi data peribadi pelanggan, rakan niaga, pelawat laman web serta individu lain yang berurusan dengan kami.

Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis”) menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, memproses, mendedahkan, menyimpan dan melindungi data peribadi selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709), sebagaimana yang dipinda (“APDP”), serta keperluan lain yang berkaitan.

Notis ini terpakai kepada aktiviti penilaian harta tanah, agensi harta tanah, perundingan harta tanah dan urusan perniagaan berkaitan, termasuk komunikasi melalui laman web, e-mel, telefon dan saluran komunikasi lain.

Notis ini disediakan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat percanggahan antara kedua-dua versi, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

2. Syarikat Kami

Notis ini dikeluarkan oleh syarikat berikut (aktiviti utama dinyatakan):

• IVPS Property Consultant Sdn Bhd, No. Pendaftaran 200801021388 (822703-M): penilaian harta tanah, khidmat nasihat penilaian, penyelidikan dan perundingan harta tanah
• IVPS Real Estate Sdn Bhd, No. Pendaftaran 201401007653 (1083731-P): agensi harta tanah, jualan dan penyewaan harta tanah serta perkhidmatan transaksi berkaitan

Alamat perhubungan perniagaan: Unit 304A, Level 3A, Uptown 1, No. 1, Jalan SS21/58, Damansara Uptown, 47400 Petaling Jaya, Selangor, Malaysia.

Setiap syarikat bertanggungjawab terhadap data peribadi yang dikawalnya berkaitan dengan aktiviti masing-masing. Sebarang perkongsian data peribadi antara kedua-dua syarikat bagi tujuan perniagaan yang sah adalah tertakluk kepada keperluan perlindungan data yang berkenaan.

3. Jenis Data Peribadi yang Dikumpul

Bergantung pada jenis urusan dengan anda, kami mungkin mengumpul dan memproses kategori data peribadi berikut:

• Maklumat peribadi dan perhubungan: nama, butiran kad pengenalan atau pasport jika diperlukan, nombor telefon, alamat e-mel, alamat surat-menyurat, maklumat syarikat dan jawatan.
• Maklumat berkaitan harta tanah: alamat harta tanah, butiran pemilikan, hakmilik tanah, carian hakmilik, perjanjian jual beli, perjanjian penyewaan, pelan bangunan, rekod cukai taksiran dan cukai tanah, serta dokumen harta tanah yang berkaitan.
• Maklumat transaksi dan kewangan: maklumat yang berkaitan dengan penilaian harta tanah, pembiayaan, transaksi harta tanah, penyewaan, pengebilan dan pembayaran, apabila diperlukan untuk perkhidmatan yang diberikan.
• Rekod perniagaan dan komunikasi: pertanyaan, arahan, surat-menyurat, butiran janji temu, rekod perkhidmatan dan maklumat lain yang diberikan sepanjang hubungan perniagaan kami.
• Maklumat laman web dan teknikal: maklumat yang dihantar melalui borang laman web kami dan, jika berkenaan, maklumat teknikal seperti alamat IP, butiran pelayar web, maklumat penggunaan laman web dan kuki.

Kami juga mungkin menerima data peribadi yang berkaitan dengan pemilik harta tanah, pemilik bersama, penyewa, pembeli, benefisiari, wakil syarikat dan individu lain yang terlibat dalam tugasan penilaian atau transaksi harta tanah.

Kami berusaha untuk mengumpul hanya data peribadi yang semunasabahnya diperlukan bagi tujuan yang berkaitan.

4. Sumber Data Peribadi

Kami mungkin memperoleh data peribadi daripada:

• Anda sendiri, termasuk melalui laman web, e-mel, telefon, mesyuarat atau surat-menyurat.
• Wakil yang diberi kuasa, majikan atau rakan perniagaan anda.
• Bank, institusi kewangan dan pihak lain yang memberikan arahan atau merujuk tugasan kepada kami.
• Pejabat tanah, pihak berkuasa tempatan, daftar awam dan sumber maklumat sah yang lain.
• Pemilik harta tanah, pembeli, penjual, penyewa, pemaju, pengurus harta tanah dan pihak yang terlibat dalam transaksi berkaitan.
• Penyedia perkhidmatan dan sumber lain apabila pengumpulan maklumat dibenarkan oleh undang-undang yang berkenaan.

Sekiranya anda memberikan data peribadi individu lain, anda hendaklah memastikan bahawa anda mempunyai kebenaran untuk berbuat demikian dan, apabila sesuai, individu tersebut telah dimaklumkan mengenai pendedahan berkenaan.

5. Tujuan Pemprosesan Data Peribadi

Kami mungkin mengumpul dan memproses data peribadi bagi tujuan berikut:

1. Menjawab pertanyaan, permintaan maklumat dan permohonan perkhidmatan.
2. Menyediakan sebut harga, cadangan yuran, dokumen pelantikan dan perjanjian perkhidmatan.
3. Menyediakan perkhidmatan penilaian harta tanah, agensi harta tanah, khidmat nasihat, perundingan dan perkhidmatan profesional yang berkaitan.
4. Menjalankan pemeriksaan harta tanah, carian hakmilik, pengesahan pemilikan, penyelidikan pasaran dan siasatan lain yang berkaitan dengan sesuatu tugasan.
5. Menyediakan laporan penilaian, dokumen transaksi harta tanah dan hasil kerja profesional yang lain.
6. Berkomunikasi dengan pelanggan, bank, institusi kewangan, penasihat profesional dan pihak lain yang diberi kuasa.
7. Mengurus transaksi harta tanah, akaun pelanggan, pembayaran, invois dan rekod perniagaan.
8. Mengurus hubungan pelanggan serta menjawab aduan atau perkara berkaitan perkhidmatan.
9. Menghantar maklumat pasaran, penerbitan atau maklumat lain yang anda minta, dan menjalankan pemasaran langsung apabila dibenarkan oleh undang-undang.
10. Menyelenggara, mentadbir, melindungi dan menambah baik laman web, sistem serta operasi perniagaan kami.
11. Mematuhi undang-undang, keperluan kawal selia, kewajipan profesional, permintaan yang sah dan prosiding undang-undang yang berkaitan.
12. Menetapkan, melaksanakan atau mempertahankan hak di sisi undang-undang, apabila dibenarkan oleh undang-undang yang berkenaan.

Kami tidak akan menggunakan data peribadi bagi tujuan lain yang tidak berkaitan secara material tanpa kuasa atau persetujuan yang diperlukan, apabila berkenaan.

6. Pemberian Data Peribadi

Data peribadi tertentu mungkin diperlukan bagi membolehkan kami menjawab pertanyaan, menerima arahan, menjalankan perkhidmatan profesional, mengesahkan pemilikan atau mematuhi keperluan undang-undang dan profesional yang berkenaan.

Apabila pemberian data peribadi diperlukan, kegagalan memberikan maklumat yang mencukupi mungkin menyebabkan kami tidak dapat menjawab permintaan anda atau melengkapkan perkhidmatan berkaitan. Maklumat lain boleh diberikan secara sukarela. Anda boleh menghubungi kami sekiranya tidak pasti sama ada sesuatu maklumat diperlukan.

Sila jangan hantar salinan kad pengenalan atau dokumen penuh melalui borang laman web kami. Setelah penglibatan disahkan, kami akan memaklumkan cara menghantarnya kepada kami dengan selamat.

7. Pendedahan Data Peribadi

Apabila perlu dan dibenarkan oleh undang-undang, data peribadi mungkin didedahkan kepada kategori penerima berikut:

• Kedua-dua syarikat IVPS yang dinyatakan dalam Bahagian 2, cawangan berkaitan dan kakitangan yang diberi kuasa.
• Bank dan institusi kewangan yang terlibat dalam arahan penilaian atau pembiayaan berkaitan.
• Pelanggan, pihak yang memberikan arahan dan pihak yang diberi kuasa menerima laporan penilaian atau hasil kerja profesional yang lain.
• Peguam, juruaudit, akauntan, penanggung insurans dan penasihat profesional yang lain.
• Pemilik harta tanah, pembeli, penjual, penyewa, pemaju dan pihak lain yang berkaitan dengan transaksi harta tanah yang dibenarkan.
• Penyedia perkhidmatan IT, pentadbir laman web, penyedia perkhidmatan awan, penyedia penyimpanan dokumen, penyedia perisian dan alat teknologi, termasuk alat berasaskan awan, yang digunakan untuk menyediakan atau menyemak kerja kami, dan penyedia perkhidmatan lain yang menyokong operasi kami.
• Jabatan kerajaan, mahkamah, badan kawal selia, Lembaga Penilai, Pentaksir, Ejen Harta Tanah dan Pengurus Harta serta pihak berkuasa lain apabila pendedahan diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang.

Kami berusaha untuk mengehadkan pendedahan kepada maklumat yang semunasabahnya diperlukan bagi tujuan berkaitan serta melaksanakan langkah perlindungan yang sesuai apabila diperlukan. Kami tidak menjual data peribadi kepada pihak ketiga.

8. Pemindahan Data Peribadi ke Luar Malaysia

Dalam menjalankan perkhidmatan atau menggunakan teknologi dan sistem perniagaan yang berkaitan, data peribadi mungkin disimpan, diakses atau diproses di luar Malaysia, contohnya melalui perkhidmatan e-mel dan penyimpanan dokumen berasaskan awan.

Apabila pemindahan data peribadi merentas sempadan berlaku, kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan pemindahan tersebut dilaksanakan selaras dengan APDP, termasuk keperluan pemindahan data ke luar negara dan langkah perlindungan data yang berkaitan.

9. Perlindungan Data Peribadi

Kami menyedari kepentingan melindungi data peribadi, khususnya maklumat yang terkandung dalam dokumen pemilikan harta tanah, fail penilaian, rekod kewangan dan dokumen transaksi.

Kami mengambil langkah praktikal yang munasabah dan bersesuaian dengan jenis maklumat serta operasi kami untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan, akses tanpa kebenaran atau secara tidak sengaja, pendedahan, pengubahan atau pemusnahan.

Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan menilai keadaan tersebut dan membuat pemberitahuan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi serta individu yang terjejas apabila dikehendaki di bawah APDP dan garis panduan kawal selia yang berkenaan.

10. Tempoh Penyimpanan Data Peribadi

Kami menyimpan data peribadi hanya selama tempoh yang semunasabahnya diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya atau bagi mematuhi keperluan penyimpanan rekod di bawah undang-undang, peraturan, kontrak dan kewajipan profesional yang berkenaan. Tempoh penyimpanan mungkin berbeza mengikut jenis maklumat, tugasan berkaitan dan kewajipan yang terpakai.

Apabila data peribadi tidak lagi diperlukan, kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk memadam, memusnahkan atau menjadikannya tidak boleh dikenal pasti dengan selamat, tertakluk kepada kewajipan penyimpanan yang berkenaan.

11. Hak dan Pilihan Anda

Tertakluk kepada APDP serta apa-apa had atau pengecualian yang berkenaan, anda boleh:

• Memohon akses kepada data peribadi anda yang disimpan oleh kami, tertakluk kepada prosedur yang berkenaan, tempoh masa yang ditetapkan oleh undang-undang dan apa-apa fi yang dibenarkan.
• Memohon pembetulan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini.
• Menarik balik persetujuan yang telah diberikan bagi pemprosesan data peribadi, tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan dan sebarang implikasi terhadap perkhidmatan.
• Mengehadkan pemprosesan tertentu: memohon supaya kami menghentikan atau mengehadkan pemprosesan data peribadi bagi tujuan tertentu, termasuk pemasaran langsung, sebagaimana yang dibenarkan di bawah APDP.
• Memohon kemudahalihan data: memohon supaya data peribadi anda dipindahkan kepada pengawal data lain, tertakluk kepada keperluan undang-undang yang berkenaan, kebolehlaksanaan teknikal dan keserasian format data.

Untuk melaksanakan hak-hak ini, sila hubungi kami menggunakan maklumat dalam Bahagian 13. Kami mungkin meminta maklumat yang munasabah untuk mengesahkan identiti anda sebelum memproses sesuatu permohonan.

12. Kuki dan Maklumat Laman Web

Laman web kami pada masa ini hanya menggunakan kuki dan teknologi berkaitan yang diperlukan untuk ia berfungsi dan untuk mengekalkan keselamatan. Jika kami menambah alat analitik atau seumpamanya untuk memahami penggunaan laman web, kami akan mengemas kini Notis ini dan mendapatkan persetujuan apabila dikehendaki.

Anda boleh mengurus atau menyahaktifkan kuki melalui tetapan pelayar web, walaupun tindakan tersebut mungkin menjejaskan fungsi tertentu laman web.

13. Perhubungan untuk Pertanyaan Data Peribadi

Untuk pertanyaan, permohonan, pembetulan, aduan atau perkara lain yang berkaitan dengan data peribadi, sila hubungi:

Pertanyaan Perlindungan Data Peribadi
IVPS Property Consultant Sdn Bhd / IVPS Real Estate Sdn Bhd
Unit 304A, Level 3A, Uptown 1, No. 1, Jalan SS21/58, Damansara Uptown, 47400 Petaling Jaya, Selangor, Malaysia.
E-mel: info@ivpsmalaysia.com
Telefon: +603-7728 4117

Sila berikan maklumat yang mencukupi mengenai permohonan anda supaya kami dapat mengenal pasti maklumat berkaitan dan memberikan maklum balas yang sewajarnya.

14. Perubahan kepada Notis Ini

Kami mungkin mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan amalan perniagaan, keperluan undang-undang atau garis panduan kawal selia. Versi terkini akan disediakan melalui laman web kami bersama tarikh kuat kuasa atau tarikh kemas kini yang berkaitan.

Versi 1.0. Tarikh Kemas Kini Terakhir: 11 November 2026